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问答题

瑞鑫实业股份有限公司的采购内部控制制度执行中有以下情况:
1.验收部门根据订购单的要求验收货物,并编制一式多联的未连续编号的验收单。
2.会计部门审核了采购部门填制的付款凭单后,支付采购款项。
3.付款制度中规定,要到每月20日,才受理采购付款凭单,办理采购付款业务。
4.采购业务授权规定:100万元(不含)以下的采购业务由采购部经理审批,超过100万元的采购业务由经理办公会审批。为了节约采购时间,采购人员将一批标的150万元的物资采购合同,拆成80万元和70万元金额的同一供应商供货的两个合同,以规避经理办公会的集体审批。
问题:请分析该企业采购与付款业务的内部控制制度在设计与运行方面存在的问题,并提出改进建议。

【参考答案】

1.验收单未连续编号,不能保证所有的采购都已记录或不被重复记录。这属于内部控制制度的设计缺陷。建议 瑞鑫公司对验收单进行连续编号。
2.付款凭单未附订购单及供应商的发票等,会计部无法核对采购事项是否真实,登记有关账簿时在金额或数量可能就会出现差错。这属于内部控制制度的设计缺陷。建议瑞鑫公司将订购单和发票等与付款凭单一起交会计部审核。
3.会计部每月20日才受理采购付款业务,未能及时将材料采购和债务登账和按约定时间付款。这属于内部控制制度的设计缺陷。建议瑞鑫公司会计业务要遵循及时性原则,规定根据采购合同及时办理付款业务。
4.采购业务授权管理制度未得到有效执行。采购人员为规避集体审批,以节约采购时间为借口,人为的将合同一分为二,可能存在采购人员的舞弊行为。针对此现象,要制订相应的处罚措施。
 

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